Ustawa o dokumentach publicznych, a organizacje sportowe

autor: Konrad Makar

16.07.2019

Ustawa o dokumentach publicznych, a organizacje sportowe

W ubiegły piątek, 12 lipca 2019 r. w życie weszła ustawa o dokumentach publicznych (dalej: ustawa)[1]. Obiła się ona szerokim echem w mediach głównie ze względu na wprowadzenie kar za tworzenie replik owych dokumentów mylnie utożsamianych z kserokopiami. W dzisiejszym blogu spróbuję przybliżyć kluczowe fragmenty nowej regulacji oraz przedstawić obecne stanowiska organów państwowych w tym przedmiocie.

Zgodnie z informacjami przedstawionymi przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (dalej: MSWiA), u podstaw wprowadzenia ustawy legła chęć ograniczenia liczby przestępstw związanych z wykorzystaniem fałszywych dokumentów. Są to przykładowo wyłudzenia kredytów i towarów, kradzieże tożsamości, a także sprzedaż kradzionych samochodów.

Ustawa określa m.in. kategorie dokumentów publicznych (w samej ustawie, bez uwzględnienia aktów wykonawczych - 44 pozycje, w tym: prawo jazdy, dowód osobisty, paszport, dowód rejestracyjny pojazdu, książeczka żeglarska, dokumenty wydawane przez urzędy stanu cywilnego, odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, legitymacje funkcjonariuszy różnych służb), ich minimalne zabezpieczenia, zasady opracowywania wzorów dokumentów publicznych, obowiązki nałożone na emitentów dokumentów publicznych oraz mający powstać w przyszłym roku rejestr dokumentów publicznych.

Jednakże języczkiem uwagi stał się art. 58 ustawy, będący jednocześnie jej jedynym przepisem karnym.

Art. 58. Ustawy o dokumentach publicznych

Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Jak można zaobserwować, ustawodawca wyraźnie wskazał, że sankcji podlega szereg działań dokonywanych na replice dokumentu publicznego. Aby prawidłowo ustalić, co kryje się pod pojęciem „repliki”, niezbędnym jest zapoznanie się z jej definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy.

Art. 2 ust. 1 pkt 6. Ustawy o dokumentach publicznych

  1. Użyte w niniejszej ustawie określenia oznaczają:

6) replika dokumentu publicznego - odwzorowanie lub kopię wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany;

Repliką jest zatem kopia dokumentu publicznego o ustawowo sprecyzowanej wielkości, która posiada cechy autentyczności. Chodzi tu przede wszystkim o dokumenty kolekcjonerskie, które są łudząco podobne do oryginalnych np. dowodów osobistych czy też praw jazdy. Ustawa nie zalicza do replik dokumentów publicznych kserokopii lub wydruków tych dokumentów, wykonanych w związku z określonymi w odrębnych przepisach celami urzędowymi, służbowymi lub zawodowymi lub na użytek właściciela tych dokumentów.

W oficjalnym komunikacie wystosowanym przez MSWiA odnaleźć można, iż celem nowej regulacji nie jest karanie za wykonywanie kserokopii dokumentów. Istotnym jest jednak przy tworzeniu ewentualnych kopii/skanów, aby pamiętać o obowiązkach związanych z przetwarzaniem danych osobowych znajdujących się w dokumentach. Chodzi tu przede wszystkim o zasady określone w RODO[2]

W związku z powyższym, w przedmiotowej sprawie wypowiedział się także Urząd Ochrony Danych Osobowych (dalej: UODO)[3].  Słusznie wskazał, że przy sporządzaniu kopii dokumentów zawierających dane osobowe, należy ustalić podstawy prawne, które uzasadniają takie działanie oraz uczynić zadość zasadom przetwarzania danych osobowych, w tym zasadzie minimalizacji danych.

W bardzo wielu przypadkach kopiowanie dokumentów potwierdzających tożsamość prowadzi do pozyskiwania danych wykraczających poza zakres dopuszczalny przepisami prawa, na podstawie których działają dane podmioty. I w każdym przypadku, gdy np. przedsiębiorca sporządza kopię dokumentu tożsamości, Urząd Ochrony Danych Osobowych może badać, czy faktycznie jest uprawniony do przetwarzania aż takiego zakresu zawartych tam danych. Organ nadzorczy będzie zatem weryfikował czy zakres przetwarzanych danych jest ograniczony do tego co niezbędne do celów, dla których dane są przetwarzane – czy nie narusza zasady minimalizacji.[4]

Przy sporządzaniu kopii dokumentów zawierających dane osobowe pamiętać trzeba, że bardzo rzadko zdarza się, aby wszystkie zawarte w nich dane były niezbędne z punktu widzenia prowadzonej działalności. Przekładając to na grunt sportowo-rekreacyjny, we wszelkiego rodzaju wypożyczalniach sprzętu (kajaki, łódki, rowery), w celu zabezpieczenia interesów wypożyczalni wystarczy uzyskanie jedynie imienia, nazwiska, adresu zamieszkania lub numer dokumentu tożsamości bądź nr PESEL. Nie ma potrzeby dysponowania takimi informacjami jak wizerunek, imiona rodziców, adres zameldowania, płeć, data ważności dokumentu lub narodowość. Dysponowanie danymi „nadmiarowymi” może być potraktowane przez UODO, jako naruszenie.

Co więcej, przywołana wyżej zasada odnosi się również np. do zrzeszania zawodników np. w klubach, związkach, rejestracji na turniejach i innych imprezach. Każdorazowo, przed dokonaniem kopii całego dokumentu, w pierwszej kolejności warto określić, które dane są niezbędne, a następnie uzyskać wyłącznie owe dane. W przypadku konieczności potwierdzenia ich prawdziwości wystarczyć powinno przedłożenie do wglądu stosownego dokumentu publicznego.

Zwracam szczególną uwagę na respektowanie przepisów o ochronie danych osobowych w obszarze sportu, bowiem mają one zastosowanie do każdego podmiotu, który przetwarza dane tego typu. Tym samym, każdy z takich podmiotów podlegać może przewidzianym w RODO sankcjom.

Reasumując, nie każda kserokopia dokumentu publicznego będzie miała cechy autentyczności pozwalające na zakwalifikowanie jej jako replika, a tym samym stosowanie wobec niej przepisów ustawy o dokumentach publicznych. Jednakże należy pamiętać, iż niektóre z nich mogą taki charakter uzyskać. Ponadto, dokonując jakichkolwiek operacji na opisywanych dokumentach nie można zapominać, że są one przeważnie nośnikami danych osobowych, co aktualizuje w stosunku do nich szczególne obowiązki wynikające chociażby z RODO.

 

 

[1] Ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 53).

[2] https://www.gov.pl/web/mswia/wszystko-co-trzeba-wiedziec-o-ustawie-o-dokumentach-publicznych, dostęp: 16.07.2019r.

[3] https://uodo.gov.pl/pl/138/1097, dostęp: 16.07.2019r.

[4] Tamże.

Kontakt z nami

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Ogólnego rozporządzenia Parlamentu i Rady Unii Europejskiej o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, iż:

  • Administratorem Danych Osobowych jest Tomasz Dauerman prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Kancelaria Radcy Prawnego Tomasz Dauerman, z siedzibą przy al. Śląskiej 1, 54-118 Wrocław, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, pod numerem NIP: 8861359830, REGON: 891091900, e-mail: info@dauerman.com.pl, tel.: +48 501 157 280;
  • podanie przez Ciebie danych osobowych w korespondencji e-mail, rozmowie telefonicznej lub formularzu kontaktowym jest dobrowolne, lecz niezbędne do celów udzielenia odpowiedzi na przedstawione zagadnienie;
  • przetwarzanie Twoich danych osobowych w celu udzielenia odpowiedzi na przedstawione zagadnienie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu i Rady Unii Europejskiej o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. i zgodnie zasadami określonymi w niniejszym Rozporządzeniu;
  • posiadasz prawo dostępu do treści swoich danych, uzyskania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych;
  • Twoje dane osobowe będą przechowywane do momentu udzielenia odpowiedzi bądź załatwienia sprawy, w której zostały zebrane;
  • nie będziemy udostępniać innym podmiotom Twoich danych osobowych, uzyskanych w związku z wyżej wymienionymi celami;
  • masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznasz, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących Ciebie narusza przepisy Ogólnego rozporządzenia Parlamentu i Rady Unii Europejskiej o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
  • Polityka prywatności

    1. Zakres obowiązywania
      1. Administratorem Danych Osobowych jest Kancelaria Radcy Prawnego Tomasz Dauerman, 54-118 Wrocław, Al. Śląska 1, NIP: 886-135-98-30, e-mail: info@dauerman.com.pl, tel. +48 71 784-77-83 (lub -84) (dalej: Administrator, ADO).
      2. Celem niniejszej Polityki Prywatności jest określenie działań podejmowanych przez Administratora w zakresie ochrony danych osobowych przetwarzanych, w tym zbieranych za pośrednictwem strony internetowej http://www.dauerman.com.pl
      3. Dane osobowe to wszelkie informacje, które mogą Cię identyfikować, na przykład Twoje imię i nazwisko, numer telefonu i adres poczty elektronicznej przekazywane przez Ciebie za pomocą formularzy kontaktowych i formularzy zgłoszeń. Kiedy w poniższym dokumencie odwołujemy się do terminu „przetwarzać” albo „przetwarzanie”, mamy na myśli wszelkie czynności i operacje wykonywane na Twoich danych osobowych (np. ich przechowywanie czy analizowanie na potrzeby świadczenia Ci usługi).
    2. Informacje dotyczące ADO
      Kontakt z ADO może się odbywać pocztą tradycyjną na adres siedziby, mailowo lub telefonicznie. Dane kontaktowe wskazane zostały w pkt. 1.1 niniejszej Polityki Prywatności.
    3. Cel, podstawa prawna i zasady przetwarzania danych osobowych
      1. Dane osobowe osób fizycznych korzystających z formularzy kontaktowych i formularzy zgłoszeń (dalej zwanymi: Użytkownikami) przetwarzane są w celu:
        1. zawarcia i wykonywania umów w ramach usług prowadzonych przez ADO (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
        2. prowadzenia działań marketingu bezpośredniego w formie e-mailowego newslettera, na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
        3. udzielenia odpowiedzi na przedstawione zagadnienie, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
        4. ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
      2. Dane osobowe przetwarzane są przez następujący okres:
        1. w celu zawarcia i wykonywania umowy – przez okres prowadzenia negocjacji oraz trwania umowy, a po jej ustaniu do upływu okresów przedawnienia wszelkich roszczeń z niej wynikających,
        2. w celu prowadzenie działań marketingu bezpośredniego w formie e-mailowego newslettera – do czasu cofnięcia zgody przez Użytkownika,
        3. w celu udzielenia odpowiedzi na przedstawione zagadnienie - do czasu załatwienia sprawy, w której zostały zebrane.
      3. Podanie danych osobowych w celu, o którym mowa w pkt. 3.1 lit. a) jest dobrowolne jednakże jest warunkiem zawarcia umowy. W przypadku niepodania danych możemy odmówić złożenia Tobie oferty i zawarcia umowy.
        Podanie danych osobowych w celu, o którym mowa w pkt. 3.1. lit. b), c) jest dobrowolne. Jeżeli nie podasz danych lub nie wyrazisz zgody nie będziemy mogli w przyszłości informować Cię bezpośrednio o naszej bieżącej ofercie lub udzielić odpowiedzi na przedstawione zagadnienia.
      4. Dane osobowe Użytkowników nie są przekazywane poza teren Polski, Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
      5. Dane osobowe użytkowników nie są powierzane przez ADO do przetwarzania żadnym podmiotom. Dane osobowe mogą być także udostępnione: odpowiednim organom państwowym na ich żądanie na podstawie odpowiednich przepisów prawa.
    4. Prawa osoby, której dane dotyczą
      1. Każdy Użytkownik ma prawo dostępu do treści swoich danych i otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu oraz prawo do przenoszenia danych.
      2. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, Użytkownik ma prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
      3. Użytkownik ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy prawa o ochronie danych osobowych.
      4. W przedmiocie realizacji swoich praw oraz cofnięcia zgody można skontaktować się z ADO przy użyciu danych wskazanych w pkt 1.1 niniejszej Polityki Prywatności.
    5. Cookies
      1. Ciasteczka (ang. cookies) to niewielkie pliki, zapisywane i przechowywane na twoim komputerze, tablecie lub smartphonie podczas gdy odwiedzasz różne strony w internecie. Ciasteczko zazwyczaj zawiera nazwę strony internetowej, z której pochodzi, „długość życia” ciasteczka (to znaczy czas jego istnienia), oraz przypadkowo wygenerowany unikalny numer służący do identyfikacji przeglądarki, z jakiej następuje połączenie ze stroną internetową.
      2. W związku z udostępnianiem zawartości strony internetowej dauerman.com.pl stosuje się  tzw. cookies, tj. informacje zapisywane przez serwery na urządzeniu końcowym użytkownika, które serwery mogą odczytać przy każdorazowym połączeniu się z tego urządzenia końcowego, może także używać innych technologii o funkcjach podobnych lub tożsamych z cookies. Opisane w niniejszym punkcie Polityki Prywatności, informacje dotyczące cookies mają zastosowanie również do innych podobnych technologii stosowanych w ramach naszych stron internetowych. Pliki cookies (tzw."ciasteczka") stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika strony internetowej dauerman.com.pl. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę domeny strony internetowej, z którego pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
      3. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
        1. tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy strony korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości,
        2. utrzymania sesji użytkownika strony internetowej (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie strony internetowej ponownie wpisywać loginu i hasła,
      4. W ramach strony internetowej dauerman.com.pl możemy stosować następujące rodzaje plików cookies:
        1. "niezbędne" pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach strony internetowej, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach strony,
        2. pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach strony,
        3. pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych.
      5. W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy strony dauerman.com.pl mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika strony internetowej. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Niedokonanie zmiany ustawień w zakresie cookies oznacza, że będą one zamieszczone w urządzeniu końcowym użytkownika, a tym samym będziemy przechowywać informacje w urządzeniu końcowym użytkownika i uzyskiwać dostęp do tych informacji.
      6. Wyłączenie stosowania cookies może spowodować utrudnienia korzystanie z niektórych usług w ramach naszych strony internetowej, w szczególności wymagających logowania. Wyłączenie opcji przyjmowania cookies nie powoduje natomiast braku możliwości czytania lub oglądania treści zamieszczanych na stronie internetowej dauerman.com.pl z zastrzeżeniem tych, do których dostęp wymaga logowania. Poniżej informacja jak wyłączyć pliki cookie w przeglądarce:

        Jak wyłączyć pliki cookie w przeglądarce ?

        1. Przeglądarka Opera
        2. Przeglądarka Firefox
        3. Przeglądarka Chrome
        4. Przeglądarka Internet Explorer
        5. Przeglądarka Safari
    6. Postanowienia końcowe
      1. ADO dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizyczne, techniczne i organizacyjne ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.
      2. ADO zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszej Polityki Prywatności.